นโยบายการคุ้มครองข้อมูล
1. บทนำ
ในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน บริษัท สเต็ดเล่อร์ (ประเทศไทย) จำกัด มีการใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่หลากหลายของบุคคลที่ระบุตัวตนได้รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับ
- พนักงานปัจจุบัน อดีตและอนาคต
- ลูกค้า
- คู่ค้า
- ผู้ใช้เว็บไซต์
- สมาชิก
- ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ
ในการรวบรวมและใช้ข้อมูลเหล่านี้ จะต้องอยู่ภายใต้ข้อกำหนดของกฎหมายหลายประการที่ควบคุมวิธีการดำเนินกิจกรรมดังกล่าวและมาตรการป้องกันที่จะต้องมีขึ้นเพื่อปกป้องข้อมูลดังกล่าววัตถุประสงค์ของนโยบายนี้คือเพื่อระบุข้อกำหนดของกฎหมายที่เกี่ยวข้องและอธิบายขั้นตอนที่ บริษัทฯ จะต้องดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติให้เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนด
วิธีการควบคุมนี้ใช้กับระบบ บุคคล และกระบวนการทั้งหมดที่ประกอบเป็นระบบข้อมูลขององค์กร รวมถึงคณะกรรมการ กรรมการ พนักงาน คู่ค้าและบุคคลภายนอกอื่น ๆ ที่สามารถเข้าถึงระบบของ บริษัทฯ ได้
เอกสารดังต่อไปนี้มีความเกี่ยวข้องกับวิธีปฏิบัติงานนี้:
- กระบวนการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
- วิธีปฏิบัติงานการวิเคราะห์ข้อมูลส่วนบุคคล
- วิธีปฏิบัติงานการประเมินการใช้ฐานประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย
- วิธีปฏิบัติงานการตอบสนองต่อเหตุการณ์เกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูล
- หน้าที่และความรับผิดชอบตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
- นโยบายการเก็บรักษาและคุ้มครองรายการบันทึกที่เกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล
2. นโยบายการคุ้มครองข้อมูล
2.1 กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เป็นหนึ่งในกฎหมายที่สำคัญที่สุดที่มีผลต่อวิธีการของ บริษัทฯ ในการดำเนินกิจกรรมการประมวลผลข้อมูล องค์กรอาจถูกปรับเป็นเงินจำนวนมากได้หากมีการละเมิดเกิดขึ้นภายใต้กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งได้รับการออกแบบมาเพื่อคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลที่อยู่ในราชอาณาจักร
โดยนโยบายของบริษัทฯ ต้องทำเพื่อให้แน่ใจว่าการปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลและกฎหมายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีความชัดเจนและสามารถพิสูจน์ได้ตลอดเวลา
2.2 คำนิยาม
มีคำนิยามหลายรายการที่ระบุไว้ในกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล และคงจะไม่เหมาะสมที่จะคัดลอกคำนิยามทั้งหมดมาที่นี่ แต่อย่างไรก็ตาม คำนิยามพื้นฐานที่สุดที่เกี่ยวข้องกับนโยบายนี้มีรายการดังนี้:
2.2.1 ข้อมูลส่วนบุคคล หมายถึง “ข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลซึ่งทำให้สามารถระบุตัวบุคคลนั้นได้ไม่ว่าทางตรง หรือทางอ้อม แต่ไม่รวมถึงข้อมูลของผู้ถึงแก่กรรมโดยเฉพาะ”
2.2.2 ผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล หมายถึง “บุคคลหรือนิติบุคคลซึ่งดำเนินการเกี่ยวกับการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลตามคำสั่งหรือในนามของผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล ทั้งนี้ บุคคลหรือนิติบุคคลซึ่งดำเนินการดังกล่าวไม่เป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล”
2.2.3 ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล หมายถึง “บุคคลหรือนิติบุคคลซึ่งมีอำนาจหน้าที่ตัดสินใจเกี่ยวกับการเก็บรวบรวมใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล”
2.3 หลักการที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
มีหลักการพื้นฐานหลายประการที่กำหนดในกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:
2.3.1 ส่วนที่ 1 การดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล ต้องปฏิบัติดังนี้:
- ประมวลผลโดยชอบตามกฎหมาย เป็นธรรม และโปร่งใสต่อเจ้าของข้อมูล
(“ความชอบด้วยกฎหมาย ความยุติธรรม และความโปร่งใส”) เก็บรวบรวมเพื่อวัตถุประสงค์ที่ระบุชัดเจนและถูกต้องตามกฎหมาย และไม่ประมวลผลเพิ่มเติมในเรื่องที่ขัดกับวัตถุประสงค์เหล่านั้น อาจประมวลผลเพิ่มเติมได้หาก กระทำเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวกับการจัดทำเอกสารประวัติศาสตร์หรือจดหมายเหตุเพื่อประโยชน์สาธารณะ หรือที่เกี่ยวกับการศึกษาวิจัยหรือสถิติ ตามมาตรา 24(1) โดยจะต้องไม่ขัดกับวัตถุประสงค์เริ่มแรกด้วย ("การจำกัดวัตถุประสงค์") - จำกัดเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องและจำเป็นที่ต้องใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการประมวลผล (“การจำกัดข้อมูลเฉพาะที่จำเป็น”);
- ทำให้ถูกต้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ทุกขั้นตอนจะต้องดำเนินการอย่างสมเหตุสมผลเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่ถูกต้องจะถูกลบหรือได้รับแก้ไขโดยไม่ชักช้า โดยคำนึงถึงวัตถุประสงค์ในการประมวลผลนั้น ("ความถูกต้อง")
- จัดเก็บไว้ในรูปแบบที่อนุญาตให้ระบุตัวตนของเจ้าของข้อมูลได้ไม่นานเกินความจำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลนั้น ข้อมูลส่วนบุคคลอาจถูกจัดเก็บเป็นระยะเวลานานได้ตราบเท่าที่เป็นไปเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวกับการจัดทำเอกสารประวัติศาสตร์หรือจดหมายเหตุ เพื่อประโยชน์สาธารณะ หรือที่เกี่ยวกับการศึกษาวิจัยหรือสถิติ ซึ่งได้จัดให้มีมาตรการปกป้องที่เหมาะสมเพื่อคุ้มครองสิทธิและเสรีภาพของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล ตามมาตรา 24(1) (“การจำกัดการจัดเก็บ”);
- ประมวลผลในลักษณะที่รับประกันความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลที่เหมาะสม รวมถึงการป้องกันการประมวลผลที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือผิดกฎหมาย และป้องกันการสูญเสีย การถูกทำลายหรือความเสียหายจากอุบัติเหตุโดยใช้มาตรการทางเทคนิคหรือมาตรการเชิงบริหารจัดการที่เหมาะสม ("ความสมบูรณ์และการรักษาความลับ")
2.3.2 ส่วนที่ 2 ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลจะต้องรับผิดชอบและสามารถแสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติให้เป็นไปตามส่วนที่ 1 ได้ (“ความรับผิดชอบ”)
2.3.3 การปฏิบัติให้เป็นไปตามหลักการที่เกี่ยวกับคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
บริษัทฯ มีการตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติให้สอดคล้องกับหลักการทั้งหมด เหล่านี้ ทั้งในการประมวลผลที่ปฏิบัติอยู่ในปัจจุบัน และในการเริ่มต้นวิธีการประมวลผลแบบใหม่ เช่น ระบบไอทีใหม่ เป็นต้น
2.4 สิทธิของเจ้าของข้อมูล
เจ้าของข้อมูลมีสิทธิตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล โดยประกอบไปด้วย:
- สิทธิที่จะได้รับการแจ้งให้ทราบ
- สิทธิในการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล
- สิทธิในการแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลให้ถูกต้อง
- สิทธิในการลบข้อมูลส่วนบุคคล
- สิทธิในการห้ามมิให้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
- สิทธิในการให้โอนย้ายข้อมูลส่วนบุคคล
- สิทธิในการคัดค้านการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
แต่ละสิทธิเหล่านี้ควรได้รับการสนับสนุนโดยวิธีปฏิบัติที่เหมาะสมของ บริษัทฯโดยจะต้องดำเนินการภายในช่วงระยะเวลาตามที่กฎหมายกำหนดและตามแนวทางปฏิบัติที่ดี
ช่วงระยะเวลาดังกล่าวมีรายละเอียดตามตารางด้านล่าง ดังนี้
คำร้องของเจ้าของข้อมูล | ระยะเวลา |
สิทธิที่จะได้รับการแจ้งให้ทราบ | เมื่อได้เก็บรวบรวมข้อมูล (กรณีได้รับจากเจ้าของข้อมูลโดยตรง) หรือ ภายใน 1 เดือน (กรณีที่ไม่ได้รับจากเจ้าของข้อมูล) |
สิทธิในการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล | 1 เดือน |
สิทธิในการแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลให้ถูกต้อง | 1 เดือน |
สิทธิในการลบข้อมูลส่วนบุคคล | โดยไม่ล่าช้าเกินควร ** (ภายใน 1 เดือน) |
สิทธิในการห้ามมิให้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล | โดยไม่ล่าช้าเกินควร** (ภายใน 1 เดือน) |
สิทธิในการให้โอนย้ายข้อมูลส่วนบุคคล | 1 เดือน |
สิทธิในการคัดค้านการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล | เมื่อได้รับแจ้งถึงการคัดค้าน |
2.5 ฐานในการประมวลผลตามกฎหมาย
มีทางเลือกอื่นอีก 6 วิธีในการใช้เป็นฐานทางกฎหมายสำหรับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลแต่ละกรณี ภายใต้กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล โดยนโยบายของ บริษัทฯ จะเป็นสิ่งที่กำหนดฐานที่เหมาะสมสำหรับใช้การประมวลผลและจัดทำเป็นเอกสารตามข้อกำหนด ซึ่งตัวเลือกต่างๆ จะอธิบายโดยย่อดังต่อไปนี้
2.5.1 ฐานความยินยอม
เว้นแต่จะมีความจำเป็นด้วยเหตุผลที่อนุญาตในกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล บริษัทฯ จะได้รับความยินยอมอย่างชัดแจ้งจากผู้ที่เป็นเจ้าของข้อมูล ในการรวบรวมและประมวลผลข้อมูลเสมอ ในกรณีของผู้เยาว์ที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะตามกฎหมาย จะได้รับความยินยอมจากผู้ใช้อำนาจปกครองที่มีอำนาจกระทำการแทนผู้เยาว์ด้วย ทั้งนี้ จะต้องให้รายละเอียดเกี่ยวกับการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลที่โปร่งใสแก่เจ้าของข้อมูลในเวลาที่ได้รับความยินยอม และจะต้องมีการอธิบายสิทธิเกี่ยวกับข้อมูลของพวกเขาด้วย เช่น สิทธิในการเพิกถอนความยินยอม โดยข้อมูลนี้จะต้องให้ในรูปแบบที่สามารถเข้าถึงได้ เขียนด้วยภาษาที่ชัดเจนและไม่เสียค่าใช้จ่าย
หากไม่ได้รับข้อมูลส่วนบุคคลโดยตรงจากเจ้าของข้อมูล ข้อมูลเหล่านี้จะต้องแจ้งไปยังเจ้าของข้อมูลภายในระยะเวลาที่เหมาะสมหลังจากได้รับข้อมูลและไม่เกินภายใน 1 เดือน
2.5.2 ฐานการปฏิบัติตามสัญญา
ในกรณีที่ข้อมูลส่วนบุคคลที่ถูกเก็บรวบรวมและประมวลผลกระทำเพื่อให้เป็นไปตามสัญญาที่มีอยู่กับเจ้าของข้อมูล กรณีนี้จึ’ไม่จำเป็นต้องได้รับความยินยอมอย่างชัดแจ้ง โดยส่วนใหญ่ มักจะเป็นกรณีที่ไม่สามารถทำสัญญาได้หากไม่มีข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าว เช่น ไม่สามารถทำการจัดส่งได้หากไม่มีที่อยู่จัดส่ง เป็นต้น
2.5.3 ฐานหน้าที่ตามกฎหมาย
หากจำเป็นต้องเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อให้เป็นไปตามกฎหมายก็ไม่จำเป็นต้องได้รับความยินยอมอย่างชัดเจน กรณีนี้อาจเป็นกรณีของข้อมูลบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานและการจัดเก็บภาษี หรือเรื่องอื่นที่ภาครัฐกำหนด เป็นต้น
2.5.4. ฐานประโยชน์สำคัญต่อชีวิต
ในกรณีที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อปกป้องประโยชน์ที่สำคัญต่อชีวิต เพื่อป้องกันหรือระงับอันตรายต่อชีวิต ร่างกาย หรือสุขภาพของเจ้าของข้อมูลหรือของบุคคลอื่น ข้อมูลนี้อาจถูกใช้เป็นฐานทางกฎหมายในการประมวลผลได้ บริษัทฯ จะเก็บรักษาเอกสารหลักฐานเมื่อใดก็ตามที่มีการใช้เหตุผลนี้เป็นฐานทางกฎหมายในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ตัวอย่างเช่น อาจใช้ในแง่มุมของการรักษาโดยเฉพาะในภาครัฐ
2.5.5 ฐานการดำเนินภารกิจเพื่อประโยชน์สาธารณะ
ในกรณีที่ บริษัทฯ ต้องปฏิบัติงานที่เชื่อว่าเป็นเพื่อประโยชน์สาธารณะหรือเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่ของภาครัฐ กรณีนี้จึงไม่ต้องขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมูล การประเมินผลประโยชน์สาธารณะหรือหน้าที่ของภาครัฐควรจะจัดทำเป็นเอกสารและเก็บไว้เป็นหลักฐานเมื่อจำเป็น
2.5.6 ฐานเพื่อประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย (Legitimate Interests)
หากการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลในแต่ละกรณีเป็นไปเพื่อประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายของบริษัทฯ และได้รับการตัดสินว่าไม่กระทบต่อสิทธิและเสรีภาพของเจ้าของข้อมูลอย่างมีนัยสำคัญ อาจกำหนดให้เป็นเหตุผลที่ชอบด้วยกฎหมายสำหรับการประมวลผลได้ และควรมีการบันทึกเหตุผลเอาไว้ด้วยเช่นกัน
2.6 หลักความเป็นส่วนตัวโดยการออกแบบ(Privacy by design)
บริษัทฯ ได้นำหลักการของ Privacy by design มาใช้ โดยจะทำให้มั่นใจว่าได้มีการระบุและวางแผนสำหรับระบบใหม่หรือระบบเดิมที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญทั้งหมดที่ ได้รวบรวมหรือประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล โดยจะขึ้นอยู่กับการพิจารณาถึงปัญหาความเป็นส่วนตัวต่างๆ รวมถึงการดำเนินการประเมินผลกระทบของการคุ้มครองข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งการประเมินขึ้นไป
ประเมินผลกระทบของการคุ้มครองข้อมูลจะรวมถึง:
- การพิจารณาว่าข้อมูลส่วนบุคคลจะถูกประมวลผลอย่างไรและเพื่อวัตถุประสงค์ใด
- การประเมินว่าการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลที่เสนอมีทั้งความจำเป็นและได้สัดส่วนกับวัตถุประสงค์หรือไม่
- การประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดต่อบุคคลในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
- การควบคุมใดที่จำเป็นเพื่อจัดการกับความเสี่ยงที่กำหนดและแสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติตามกฎหมาย
การพิจารณาในการใช้เทคนิคต่างๆ เช่น การจำกัดข้อมูลเฉพาะที่จำเป็น และการใช้ข้อมูลแฝง อาจกระทำได้ตามความเหมาะสม
2.7 สัญญาที่เกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
บริษัทฯ จะดำเนินการ ทำให้แน่ใจว่าความสัมพันธ์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลนั้นอยู่ภายใต้สัญญาที่เป็นเอกสารระบุรวมถึงรายละเอียดและข้อกำหนดเฉพาะที่กฎหมายข้อมูลส่วนบุคคลกำหนด สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู “นโยบายข้อตกลงระหว่างผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลและผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล”
2.8 การโอนข้อมูลส่วนบุคคลไปยังต่างประเทศ
การถ่ายโอนข้อมูลส่วนบุคคลไปยังต่างประเทศควรได้รับการตรวจสอบอย่างรอบคอบก่อนที่จะมีการถ่ายโอนเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลเหล่านั้นอยู่ในขอบเขตที่กฎหมายข้อมูลส่วนบุคคลกำหนด โดยประเทศปลายทางหรือองค์การระหว่างประเทศที่รับข้อมูลส่วนบุคคลต้องมีมาตรฐานการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่เพียงพอ ขึ้นอยู่กับคำวินิจฉัยของสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ในกรณีที่ได้กำหนดนโยบายในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อการส่งหรือโอนข้อมูลส่วนบุคคลไปยังผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลหรือผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลซึ่งอยู่ต่างประเทศและอยู่ในเครือกิจการหรือเครือธุรกิจเดียวกันเพื่อการประกอบกิจการหรือธุรกิจร่วมกัน นโยบายดังกล่าวจะต้องได้รับการตรวจสอบและรับรองจากสำนักงานฯ
2.9 เจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
บริษัทฯ ได้กำหนดบทบาทของเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูล (DPO) ภายใต้กฎหมายข้อมูลส่วนบุคคล โดยมีการแต่งตั้งเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูล เป้นลายลักษณ์อักษร ตามหนังสือแต่งตั้งเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูล (DPO) ของบริษัทฯและได้ประกาศให้ทราบโดยทั่วกัน
2.10 การแจ้งเหตุการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล
นโยบายของ บริษัทฯ มีความยุติธรรมและได้สัดส่วนเมื่อพิจารณาถึงการดำเนินการที่จะต้องกระทำเพื่อแจ้งให้ผู้ได้รับผลกระทบทราบเกี่ยวกับการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล ตามกฎหมายข้อมูลส่วนบุคคลนั้น เมื่อทราบว่ามีการละเมิดเกิดขึ้นซึ่งอาจส่งผลให้เกิดความเสี่ยงต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคล หน่วยงานกำกับดูแลที่เกี่ยวข้องจะต้องได้รับแจ้งภายใน 72 ชั่วโมง สิ่งเหล่านี้จะมีการจัดการตามวิธีปฏิบัติการตอบสนองต่อเหตุการณ์ด้านความปลอดภัยของข้อมูลซึ่งได้กำหนดขั้นตอนโดยรวมในการจัดการเหตุการณ์ด้านความปลอดภัยของข้อมูลไว้ภายใต้กฎหมายข้อมูลส่วนบุคคล คณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลมีอำนาจกำหนดค่าปรับภายใต้วงเงินสูงสุดที่กฎหมายกำหนด
2.11 การระบุถึงการปฏิบัติให้เป็นไปตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
มีการดำเนินการต่อไปนี้เพื่อให้แน่ใจว่า บริษัทฯ ได้ปฏิบัติตามหน้าที่และรับผิดชอบตามหลักการของกฎหมายข้อมูลส่วนบุคคลอยู่ตลอดเวลา:
- ฐานทางกฎหมายในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลจะต้องชัดเจนและไม่คลุมเครือ
- เจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลได้รับการแต่งตั้งโดยให้มีความรับผิดชอบเฉพาะสำหรับการคุ้มครองข้อมูลในองค์กร (ถ้าจำเป็น)
- พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลเข้าใจถึงความรับผิดชอบของตนในการปฏิบัติตามแนวปฏิบัติด้านการคุ้มครองข้อมูลที่ดี
- มีการฝึกอบรมด้านการคุ้มครองข้อมูลแก่พนักงานทุกคน
- ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เกี่ยวกับความยินยอม
- มีช่องทางสำหรับเจ้าของข้อมูลที่ต้องการใช้สิทธิเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของตน และการร้องขอดังกล่าวจะได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ
- มีการทบทวนวิธีปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลเป็นประจำ
- หลักการ Privacy by design ถูกนำมาใช้สำหรับระบบและกระบวนการใหม่หรือของเดิมที่มีการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด
- มีการบันทึกเอกสารเกี่ยวกิจกรรมการประมวลผลดังต่อไปนี้:
- ชื่อองค์กรและรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง
- วัตถุประสงค์ของการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
- หมวดหมู่ของเจ้าของข้อมูลและข้อมูลส่วนบุคคลที่ประมวลผล
- ประเภทของผู้รับข้อมูลส่วนบุคคล
- ข้อตกลงและกลไกในการถ่ายโอนข้อมูลส่วนบุคคลไปยังต่างประเทศรวมถึงราย
- ละเอียดของการควบคุมดังกล่าว
- กำหนดระยะการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคล
- มีการควบคุมทางเทคนิคและทางการบริหารจัดการที่เกี่ยวข้อง
การดำเนินการเหล่านี้ควรได้รับการตรวจสอบเป็นประจำโดยเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดการที่เกี่ยวข้องกับการคุ้มครอง
ข้อมูล